Onboarding-Checkliste 2026: Vorlage für neue Mitarbeitende

Schlechtes Onboarding kostet. Studien zeigen, dass bis zu 20 % der Mitarbeitenden bereits in den ersten 45 Tagen kündigen — und ein erheblicher Teil davon wegen eines unstrukturierten Einstiegs. Jede frühzeitige Kündigung kostet Unternehmen im Durchschnitt zwischen 50 % und 200 % des Jahresgehalts der betroffenen Person, wenn man Recruitment, Einarbeitung und Produktivitätsverlust zusammenrechnet.

Eine gute Onboarding-Checkliste ist kein Selbstzweck. Sie stellt sicher, dass alle neuen Mitarbeitenden die gleichen Grundlagen mitbekommen, reduziert die Abhängigkeit von einem einzelnen Ansprechpartner ("Frag einfach Jana, die weiß das") und macht den Fortschritt sichtbar — für HR, für die Führungskraft und für die neuen Mitarbeitenden selbst.

#Onboarding-Checkliste: Vorlage für die ersten 90 Tage

Die folgende Checkliste ist in drei Phasen unterteilt: Vorbereitung vor dem ersten Tag, die erste Woche und die ersten 90 Tage. Passe sie an deine Unternehmensstruktur an.

#Phase 1: Vor dem ersten Arbeitstag (Preboarding)

Administration

• Arbeitsvertrag unterschrieben und zurückerhalten
• Zugangsdaten für E-Mail und zentrale Systeme vorbereitet
• Hardware bestellt und konfiguriert (Laptop, Handy, Headset)
• Zugang zu Bürogebäude und ggf. Parkplatz organisiert
• Lohnbuchhaltung und Sozialversicherungsmeldung vorbereitet

Systemzugänge

• E-Mail-Konto angelegt
• Zugänge zu relevanten Tools (CRM, Projektmanagement, HR-System, LMS) eingerichtet
• Telefonnummer / Durchwahl eingerichtet

Willkommen

• Willkommens-E-Mail mit allen relevanten Infos vor dem ersten Tag versandt
• Buddy oder Paten-Mitarbeiterin für die ersten Wochen festgelegt
• Team über den Starttermin informiert
• Erster Arbeitstag im Kalender der direkten Führungskraft geblockt

Pflichtunterweisungen

• Im LMS oder HR-System Pflichtkurse für die Person zugewiesen (Datenschutz, Arbeitssicherheit, ggf. Branchenspezifisches)

#Phase 2: Die erste Woche

Tag 1 — Ankommen

• Persönliche Begrüßung durch die Führungskraft
• Bürorundgang / Vorstellung im Team (auch virtuell)
• Laptop und Zugänge funktionieren — Technik-Check mit IT oder Buddy
• Erste Einführung in die wichtigsten Tools
• Gemeinsames Mittagessen (persönlich oder virtuell) mit dem Team oder Buddy
• Klärung der ersten Aufgaben für Woche 1

Woche 1 — Orientierung

• Unternehmensstruktur, Organigramm und wichtigste Ansprechpersonen
• Interne Kommunikationskanäle verstanden (Wer kommuniziert wie? Wann E-Mail, wann Teams/Slack?)
• Wichtigste Prozesse und Workflows für die Rolle erklärt
• Zugang zum Intranet / Wissensmanagement-System
• Erstes kurzes Check-in-Gespräch am Ende der Woche (ca. 30 Min.) mit der Führungskraft

Pflichtunterweisungen Woche 1

• Datenschutz- und DSGVO-Schulung abgeschlossen (mit Nachweis)
• Arbeitssicherheitsunterweisung abgeschlossen
• IT-Sicherheitsschulung abgeschlossen (Passwörter, Phishing, Clean Desk)

#Phase 3: Die ersten 90 Tage

Monat 1 — Verstehen

• Kernprozesse der eigenen Rolle selbstständig durchgeführt (unter Begleitung)
• Alle rollenbezogenen Pflichtschulungen abgeschlossen
• Erste eigene Aufgaben/Projekte übernommen
• 30-Tage-Gespräch mit Führungskraft: Erwartungen, Fragen, Feedback

Monat 2 — Einarbeiten

• Selbstständig im Arbeitsalltag handlungsfähig
• Wichtigste interne Stakeholder und Schnittstellen bekannt
• Produktspezifische Schulungen (falls relevant) abgeschlossen
• Buddy-Phase offiziell abgeschlossen, Feedback eingeholt

Monat 3 — Ankommen

• 90-Tage-Gespräch: Ziele für die nächsten 6 Monate, Entwicklungsgespräch
• Probezeit-Feedback gegenseitig kommuniziert
• Erste eigene Verantwortlichkeiten / Projekte übernommen
• Weiterbildungsbedarfe für das kommende Jahr besprochen

#Was eine gute Onboarding-Checkliste leistet — und was nicht

Eine Checkliste ist ein Instrument zur Strukturierung, kein Ersatz für echte Integration. Die häufigsten Fehler:

Zu viel in Woche 1. Viele Unternehmen packen den ersten Tag so voll, dass neue Mitarbeitende abends erschöpft nach Hause fahren, ohne wirklich etwas behalten zu haben. Lernpsychologisch ist das kontraproduktiv — Information überlagert Information.

Pflichtschulungen als Feuerwehrlösung. Wenn Datenschutz- und Compliance-Schulungen erst Wochen nach dem Start erledigt werden, entsteht eine Haftungslücke. Weise sie vor dem ersten Tag zu und sorge dafür, dass sie in Woche 1 abgeschlossen werden.

Keine Verantwortlichkeit definiert. Wer ist dafür verantwortlich, dass Punkt 17 auf der Checkliste erledigt wird? Wenn das unklar ist, bleibt es liegen. Jede Aufgabe in deiner Onboarding-Checkliste sollte eine zuständige Person haben.

Kein Tracking. Eine ausgedruckte oder in einem Ordner abgelegte Checkliste gibt dir keinen Überblick darüber, wo neue Mitarbeitende im Prozess stehen. In wachsenden Unternehmen verliert HR schnell den Überblick.

#Onboarding für Remote-Mitarbeitende

Für verteilte Teams oder Remote-first-Unternehmen braucht die Checkliste einige Anpassungen:

• Technik-Check aktiv begleiten: Schicke Hardware frühzeitig. Plane einen expliziten "Tech-Setup"-Call in Woche 1.
• Buddy-System intensiver einsetzen: Ohne Flurgespräche fehlt informelles Wissen. Der Buddy sollte in den ersten zwei Wochen täglich kurzen Kontakt halten.
• Soziale Integration bewusst gestalten: Virtuelle Kaffeegespräche, Team-Calls ohne Agenda, informelle Slack-Kanäle — Zufallsbegegnungen entstehen nicht automatisch.
• Alle Schulungen digital und trackbar: Remote-Onboarding ohne LMS bedeutet, dass niemand sicher weiß, was tatsächlich abgeschlossen wurde.

#Vorlage herunterladen oder direkt ins LMS integrieren

Diese Checkliste kannst du als Ausgangspunkt nehmen und an deine Unternehmensstruktur anpassen. Wenn du Pflichtschulungen, Zertifikate und die Fortschrittsverfolgung direkt in einem System abbilden möchtest, sieh dir an, wie Scibly Onboarding-Schulungen abbildet — inkl. automatischer Zuweisung, Erinnerungen und Nachweisdokumentation.

Mehr zu strukturiertem Onboarding mit einem LMS findest du im Artikel Onboarding mit LMS.